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Google Docs como herramienta TIC

Utilizada como de apoyo a la acción tutorial en Educación Secundaria y como un entorno colaborativo con las familias.

Publicado por Jorge Herrero García | 15 de enero de 2012

A menudo, en la acción tutorial, nos encontramos con familias que demandan (y merecen) información en tiempo real de la trayectoria educativa (no sólo académica) de sus hijos e hijas, pero, en donde se dan circunstancias poco favorecedoras para esta información (padres separados, en ocasiones viviendo en localidades distintas, con horarios poco compatibles con las visitas tutoriales, etc). En estos casos, el uso de las herramientas TIC, a través de Google Docs ha resultado ser un valioso recurso para proporcionar esa información, y dotar de ese servicio a las familias.

INTRODUCCIÓN

Nos paramos a pensar en las posibilidades educativas hacia las familias (puesto que ya antes habían sido sobradamente demostradas de cara al alumnado) en el momento en que se nos planteó una situación que no admitía una fácil solución. ¿Cómo conseguir que una familia inmersa en un proceso de separación legal, formada por una madre que vivía con su hija, y un padre que vivía en la otra punta del país pudiera tener puntual información en igualdad de condiciones con la unidad familiar clásica?.

En muchos centros de secundaria existen herramientas, como las agendas personalizadas, donde el tutor y el profesorado comunican incidencias, por escrito a las familias. De hecho, se ha destacado como un estupendo medio al respecto. Pero, obviamente, este método no es válido cuando hay dispersión geográfica de la familia. Por otro lado, incluso en situaciones ya consolidadas de divorcio entre los padres del alumnado, nada impide dar información a ambas partes cuando la demandan, pese a que sea una de ellas la que ostente la custodia legal.

De ahí, que, dándose las circunstancias siguientes, sea posible plantearse el uso de la Web para la acción tutorial:

-  Que exista conexión de Internet en los dos hogares.

-  Que ambos progenitores tengan conocimientos de manejo de correo electrónico como para ser capaces de acceder a una hoja de Google Docs.

-  Que ambos tengan estímulos suficientes como para ser formados básicamente en lo que supone el manejo básico de Google Docs (lectura y edición de la información allí reflejada, aunque veremos más adelante que en este caso se descartó la edición).

-  Que exista un compromiso por parte del alumnado de informar activamente a todas las partes (tutor, madre y padre) de todo cuanto le va sucediendo que sea relevante.

Como es sabido, Google Docs es un espacio en la nube donde podemos crear vía web archivos ofimáticos (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.), con muchas de las funcionalidades de los programas instalables. Podemos guardar los ficheros que vayamos creando, convertirlos y descargarlos en varios formatos (por ejemplo, PDF), y también podemos subir cualquier documento que tengamos creado con otro programa de ofimática (MS Word, Open Office, etc.).

Lo más interesante, desde nuestro punto de vista, es que permite que cualquier fichero que hayamos creado pueda ser compartido con otros usuarios del servicio que indiquemos. Además, estos usuarios pueden a su vez editarlo de manera colaborativa sí así se lo permitimos. Ésa es la funcionalidad básica que nos hizo pensar en su utilización para la acción tutorial.

PRIMERA FASE: DETECTAMOS LA NECESIDAD Y PROPONEMOS LA SOLUCIÓN

En el inicio de la primera evaluación, Sara fue dando síntomas de que su adaptación al Centro no estaba yendo por buen camino. Sus notas en los primeros exámenes no eran buenas, y a menudo no informaba a sus padres ni al tutor de su evolución, pese a que era requerida a ello. Desde la acción tutorial nos reclamaban información del devenir de Sara, pero era sumamente complicado recabar datos actualizados de 9 materias de modo semanal o quincenal, pues la tarea tutorial era inmensa, y en la clase de 3º de ESO teníamos 22 personas con requerimientos distintos.

Por si esto fuera poco, además, Sara vivía con su madre, pero su padre residía en otra provincia, aunque estaba tan implicado como la madre en la educación de su hija. Llamaba a menudo por teléfono para solicitar información de su trayectoria.

Era muy difícil otorgar las informaciones por duplicado, y más cuando la alumna no estaba siendo muy colaboradora en suministrar los datos de su trayectoria en el Centro a su familia ni al propio tutor.

De algún modo, había que encontrar una herramienta que permitiese:

-  Evitar la incomodidad de trasmitir información por duplicado.

-  Asegurar que los propios padres accediesen en tiempo real a la información sobre su hija y conociera todos aquellos exámenes, trabajos, tareas, etc, que hiciera en cada momento.

-  Que la propia alumna fuera la que suministrara los datos y los resultados.

-  Que los padres, la alumna y el tutor dispusieran de un canal de comunicación por escrito donde plantearse dudas, comunicarse ánimos, etc.

Para ello, se citó a la madre y a la chica y se les planteó la posibilidad de hacer un seguimiento individualizado de la tutoría a través de la herramienta colaborativa Google Docs, en la que las cuatro partes (alumna, padre, madre y tutor) podríamos leer y escribir todo lo que necesitáramos.

En un principio, como es normal, causó una cierta perplejidad, y fue necesario aclarar reiteradamente que no se trataba de sustituir, sino de complementar la acción tutorial clásica, presencial y telefónica. Conseguimos el compromiso firme de la alumna, en el sentido de que por esa vía nos iba a suministrar la información que le pedíamos. No le resultaba costoso, ya que cada día utilizaba su ordenador con conexión a Internet para tareas escolares y para sus comunicaciones personales vía mail o redes sociales. Creemos que éste es el punto clave de esta experiencia. El aprovechamiento de un canal de comunicación que ya estaba siendo usado restaba esfuerzos suplementarios a la alumna y probabilizaba el cumplimiento de los objetivos.

Constatamos que la madre tenía las bases tecnológicas suficientes (manejaba habitualmente el mail para sus comunicaciones personales y profesionales) como para ser capaz de usar Google Docs. Bastó con una pequeña sesión de formación de media hora para que dominara la herramienta lo necesario.

Para coordinarnos con la otra parte, la paterna, además de la correspondiente comunicación telefónica, fue necesario el envío de un link con un videotutorial sobre Google Docs, que sirvió para que adquiriese, a su vez, la destreza necesaria como para acoplarse a la dinámica que proponíamos.

Con Sara todo fue mucho más fácil, en apenas un recreo ya tuvo claro el manejo y lo que pretendíamos con esta metodología.

SEGUNDA FASE: IMPLEMENTAMOS NUESTRO ENTORNO COLABORATIVO.

Una vez acordada la estrategia, desde la tutoría se diseñó la plantilla de Google Docs, y se compartió con las otras tres personas vinculadas (alumna, madre y padre), de modo que la distribución de permisos quedó de la siguiente manera:

Plantilla en Google doc - 86.5 KB
Plantilla en Google doc

- Obviamente, nuestro documento compartido era totalmente privado; únicamente las cuatro personas reseñadas podíamos acceder a él. Sobra decir que la confidencialidad del progreso académico de cualquier alumno obliga a que este punto sea así.

-  Tanto el tutor como la alumna tenían los privilegios suficientes como para editar, y, por tanto, añadir información y comentarios a los datos reseñados.

-  El padre y la madre podían, obviamente, ver toda la información volcada, pero se consideró razonable por permitirles editar la información, sino sólo verla, puesto que dar espacios para 4 posibles comentadores o editores hubiera hecho un poco caótico el entorno de trabajo. Para cualquier opinión, sugerencia o expresión de ánimo entendimos que debía usarse la comunicación tradicional.

Privacidad - 193.8 KB
Privacidad
Permisos de acceso - 33.5 KB
Permisos de acceso
Notificación nueva - 666.3 KB
Notificación nueva

A la hora de poner a funcionar la hoja compartida de Google Docs, a la alumna se le reflejaron unas instrucciones básicas, tras lo cual, ella misma fue rellenando sus fechas de exámenes y trabajos, e iba poniendo sus resultados, resaltados en otro color para que sus padres y el tutor, en un golpe de vista, accedieran a sus notas.

El diseño general de la plantilla permitía, por su simplicidad, tener toda la información a mano de un vistazo.

EVIDENCIAS RELEVANTES QUE OBTENEMOS.

1. El mantenimiento de la privacidad estaba garantizado en este canal web de tutoría. Ciertamente hubo que resistir cierta desconfianza hacia este método novedoso para los padres, pero fue fácil hacer comprender la absoluta seguridad que nos podía ofrecer.

2.Las explicaciones que la alumna nos daba en este canal de comunicación a menudo resolvían de antemano las dudas de las familias, e incluso, ante cambios en el modo de evaluar de algunas materias, adelantaba datos que el tutor no conocía en este preciso momento.

3. La propia alumna nos ponía sobre la pista de algunas dificultades que podía haber encontrado en las distintas tareas y pruebas de evaluación.

4.Éramos informados de las peculiaridades de los modos de evaluación de cada asignatura de un modo ágil y conciso.

5. Las potencialidades de actualización de los datos es máxima, puesto que existe la posibilidad de configurar los avisos de tal manera que llegue automáticamente un mail ante cualquier cambio realizado en el documento compartido. Es decir, cada vez que la alumna añadía información, el tutor se enteraba automáticamente y los padres eran capaces de comprobarlo vía web y comentar cualquier incidencia con el tutor, bien por vía correo electrónico, bien por vía tradicional.

Evaluaciones  - 213 KB
Evaluaciones
Plástica - 321.4 KB
Plástica
Dificultades - 143.4 KB
Dificultades

CONCLUSIONES

-  El uso de Google Docs como herramienta de información y comunicación para la acción tutorial con las familias nos ha permitido conocer en tiempo casi real las evoluciones de nuestra alumna, de modo que ha sido posible informar a familias con situaciones más complejas, atendiendo con celeridad aquellas ocasiones en las cuales la intervención era urgente y necesaria.

-  Ello ha supuesto una mejora de los resultados académicos, puesto que la alumna se ha sentido mucho más controlada y alentada en sus progresos y dificultades.

-  Se ha aprovechado un entorno comunicativo en que los adolescentes se sienten cómodos (la Web) para orientarlo hacia un uso educativo.

BIBLIOGRAFÍA

-  Alonso Tapia, J. (1995). Orientación Educativa. Teoría, evaluación e intervención. Ed. Síntesis

-  Álvarez González, M. y Bisquerra, R. (Coord.) (2005). Manual de orientación y tutoría. Ed. Praxis

-  Mora, J.A. (1998). Acción tutorial y orientación educativa. Ed. Narcea

-  Valdivia Sánchez, C. (1998). La orientación y la tutoría en los centros educativos. Ed. Mensajero.



Comentarios

  • Me parece una pasada
    2 de febrero de 2012, Publicado por Juan Antonio Sanz

    ¡ Qué idea más buena !

    Yo como tutor también tengo ese problema; me faltan herramientas de comunicación directa con las familias...y en mi cole el teléfono sólo es uno y suele estar ocupado.

    Tomo nota, me lo apunto para intentar mejorar mis tutorías.

    Un saludo







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